Transparantie en naleving in thuislaadvergoedingen. De circulaire 2024/C/77: Tijdelijke tolerantie voor CREG-tarieven

De recent gepubliceerde circulaire 2024/C/77 van de FOD Financiën verduidelijkt de fiscale behandeling van kosten voor het thuis opladen van een bedrijfswagen. De circulaire bevestigt de reeds bestaande fiscale verplichting dat terugbetalingen van thuislaadsessies moeten gebeuren op basis van werkelijke kosten. Deze verplichting geldt specifiek voor terugbetalingen van elektriciteitskosten die de werknemer zelf betaalt en die door de werkgever geheel of gedeeltelijk worden terugbetaald.

De circulaire erkent echter de administratieve uitdagingen die werkelijke kosten met zich meebrengen en introduceert daarom een tijdelijke administratieve tolerantie, waarbij het gebruik van een door de fiscus bepaald kwartaaltarief op basis van specifieke CREG-tarieven wordt toegestaan tot 31 december 2025. Dit geeft werkgevers de tijd om systemen te implementeren die voldoen aan de normen voor het terugbetalen van thuislaadsessies aan werkelijke kosten of die een ter beschikkingstelling faciliteren.

Bij MobilityPlus ondersteunen we alle opties en bieden we flexibele oplossingen, zodat werkgevers kunnen kiezen wat het beste aansluit bij hun behoeften.

Zo voldoet u aan regelgeving voor terugbetaling onkosten thuisladen

A. Principe

De fiscale behandeling van terugbetalingen verschilt per type verplaatsing:

• Professionele verplaatsingen: Niet-belastbaar, mits de kosten aantoonbaar professioneel zijn en de vergoeding deze kosten dekt.
• Woon-werkverkeer: Belastbaar voordeel, tenzij de vergoeding valt binnen de belastingvrije limiet van €490 (aanslagjaar 2025).
• Privéverplaatsingen: Altijd belastbaar als voordeel van alle aard.

B. Uitzondering voor vergroening

Om de vergroening van het wagenpark te stimuleren, geldt een uitzondering:

• Indien een werkgever een laadpaal ter beschikking stelt met een communicatiesysteem dat het elektriciteitsverbruik registreert en de car policy voorziet in terugbetaling van deze kosten, wordt dit fiscaal gelijkgesteld aan een tankkaart.
• In dit geval wordt slechts één voordeel van alle aard belast (voor de bedrijfswagen), zonder extra belasting op de terugbetaling van elektriciteit, mits deze uitsluitend betrekking heeft op het opladen van de bedrijfswagen.
• Terugbetalingen moeten gebaseerd zijn op werkelijke kosten en aantoonbaar zijn met bewijsmiddelen zoals energiefacturen en laadrapporten.

Terugbetaling: werkelijke kosten of tijdelijk CREG-tarief

De circulaire 2024/C/77 bevestigt dat terugbetalingen voor thuislaadsessies in principe gebaseerd moeten zijn op de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer. Hier zijn de belangrijkste punten:

1. Werkelijke kosten: de norm

• Voorwaarden:
  • Terugbetalingen moeten overeenstemmen met de werkelijke kosten van de werknemer, gebaseerd op het energiecontract en geregistreerde verbruik.
  • Bewijsvoering is verplicht en kan worden geleverd met documenten zoals energiefacturen en laadrapporten.
  • Het berekenen van werkelijke kosten kan complex zijn, omdat rekening moet worden gehouden met diverse parameters, waaronder: dag- en nachttarief, vast, variabel of dynamisch energiecontract, contractwijziging(en) doorheen het jaar, capaciteitstarief, …

Deze factoren maken een exacte berekening arbeidsintensief en zorgen voor een administratieve last voor zowel werkgevers als werknemers.

2. Tijdelijke terugbetaling met CREG-tarief

De circulaire 2024/C/77 biedt een tijdelijke vereenvoudiging voor de terugbetaling van thuislaadkosten: werkgevers kunnen gebruikmaken van volgende oplossingen:

• Tarief per gewest
  • Voor het eerste kwartaal van 2025 bedraagt het maximaal vast tarief per kWh:
    • Vlaams Gewest: 28,22 eurocent/kWh
    • Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 32,94 eurocent/kWh
    • Waals Gewest: 32,56 eurocent/kWh
• Uniform nationaal tarief:
  • De werkgever kan er ook voor kiezen om de verbruikte elektriciteit terug te betalen zonder rekening te houden met de woonplaats van zijn werknemers. In zo'n geval is het maximaal vast tarief per kWh, zoals hierboven vastgelegd, gelijk aan het laagste tarief dat geldt in één van de gewesten voor het betrokken kwartaal. Deze keuze, geldt voor het gehele kalenderjaar.

De werkgever mag uiteraard minder terugbetalen dan één van bovenstaande oplossingen.

De administratieve tolerantie voor CREG tarieven geldt vanaf 1 januari 2025 tot 31 december 2025. Deze tolerantie is uitsluitend van toepassing op elektriciteitskosten die betrekking hebben op deze periode. Vanaf 2026 worden werkelijke kosten opnieuw de norm.