2 salariswagens, 1 laadpunt: (hoe) werkt dat?

2 salariswagens, 1 laadpunt: (hoe) werkt dat?

Goed nieuws voor je werknemers: ze krijgen binnen twee maanden een elektrische bedrijfswagen van jou. Piet, een van je werknemers, komt met een pertinente vraag: hij heeft al een thuislaadpunt, want zijn partner Evelien rijdt al langer met een elektrische bedrijfswagen rond. Kan Piet dat laadpunt zomaar gebruiken? Het kan, maar is zeker niet evident. Er zijn drie scenario’s, elk met hun specifieke uitdagingen.

Scenario 1: twee CPO-abonnementen

De Charge Point Operator of CPO beheert het laadpunt en alle laaddata. Die data heb je als werkgever nodig om de elektriciteitskosten terug te betalen. Om toegang tot de data te krijgen, moet de werkgever van Piet – jij dus – een tweede CPO-abonnement op het laadpunt nemen.

Dat is niet evident. Als je honderd werknemers hebt in die situatie, heb je al snel CPO-abonnementen bij tientallen verschillende partijen, overal met verschillende voorwaarden.

Bovendien moet de werkgever van Evelien, die eigenaar is van het thuislaadstation, ermee akkoord gaan dat het laadstation door anderen gebruikt mag worden. Ook dat gaat niet vanzelf. Wat als er schade ontstaat aan het laadstation? Wat als er plots iemand geëlektrocuteerd wordt?

Voor- en nadelen

✅ onkostenvergoeding voor de thuislaadsessies verloopt automatisch en in lijn met eigen car policy voor beide werkgevers

✅ werkgevers van Piet en Evelien behouden elk controle over hun eigen data

❌ werkgever van Piet moet een apart CPO-abonnement nemen bij een provider die die werkgever niet kan kiezen

❌ werkgever van Evelien loopt risico omdat het laadstation door iemand anders wordt gebruikt

Wat als Piet en Evelien allebei voor jou werken?

Dan stelt dit probleem zich niet. Hun laadpassen worden beide ‘gewhitelist’ op het thuislaadstation, zodat elke laadsessie aan de correcte gebruiker gelinkt. Beiden krijgen de elektriciteitskosten individueel terugbetaald voor hun thuislaadsessies onder hetzelfde CPO-abonnement.

Scenario 2: laadpunt (semi-)publiek maken

Een eenvoudiger scenario is het (semi-)publiek maken van het thuislaadstation. Ook dat moet Evelien weer vragen aan haar werkgever, want die heeft het thuislaadstation laten installeren. Stemt die werkgever in? Dan mag Evelien het laadstation publiek laten zetten en dan moeten Evelien en Piet natuurlijk ook een tarief bepalen voor publiek laden.

Jij moet vervolgens het publieke tarief betalen dat Evelien en haar partner hebben ingesteld. De laadsessie wordt dan ook gerapporteerd als een publieke laadsessie. Omdat de CPO de bedragen claimt bij gebruikers en doorstort naar de eigenaar van laadstations, zal die boekhoudkundig verplicht zijn om een fiscale fiche op te maken om de bedragen naar Evelien en haar partner te kunnen doorstorten. Evelien en/of haar partner zullen deze terugbetalingen dus moeten aangeven en belastingen betalen op deze 'extra inkomsten’.

Voor- en nadelen

✅ werkgevers van Piet en Evelien behouden controle over hun eigen data

✅ onkostenvergoeding voor de thuislaadsessies verloopt automatisch en in lijn met eigen car policy voor werkgever van Evelien

✅ publieke laadsessie voor werkgever van Piet

❌ werkgever van Evelien loopt risico omdat het laadstation door iemand anders wordt gebruikt

❌ fiscaal niet zo interessant voor Evelien en Piet

Scenario 3: aparte onkostennota's

Een derde optie: Piet vordert de laadkosten van jou terug via onkostennota’s. Piet neemt dan een tweede ‘whitelist’-laadpas bij de provider van de werkgever van Evelien. Deze laadpas kan enkel gebruikt worden aan het thuislaadstation. Aan het einde van de maand kan Piet via de login van Evelien op het CPO-platform al zijn laadsessies downloaden en via onkostennota aanbieden aan zijn werkgever.

Deze optie is weinig aantrekkelijk voor de meeste werkgevers. Alle onkostennota’s controleren en manueel behandelen is immers enorm tijdrovend.

Voor- en nadelen

✅ werkgever van Piet hoeft niet te investeren in een thuislaadstation

❌ werkgever van Evelien loopt risico omdat het laadstation door iemand anders wordt gebruikt

❌ mogelijk tijdrovend voor werkgever van Piet, want verloopt niet automatisch

Wat als de tweede wagen geen salariswagen is?

Is de tweede wagen particuliere eigendom? Dan vraagt het koppel voor de tweede wagen gewoon een tweede ‘whitelist’-laadpas aan, waarvan ze de kosten zelf betalen. De werkgever die het laadstation beheert, moet wel nog steeds toestemming geven voor het laden van een andere wagen.

Tweede laadstation?

Twee salariswagens aan hetzelfde laadpunt: het kan, maar er zijn nog aardig wat praktische en fiscale bezwaren. Bovendien geven beide werkgevers noodgedwongen wat controle op. Er is maar één manier om alle controle bij de werkgevers te houden: een tweede laadstation. Tot er meer fiscale duidelijkheid komt, is dat dan ook wat wij aanraden.

Meer weten over onze laadoplossingen? Neem contact op.